تم التنقيح في نوفمبر 7, 2019

الغرض

• لإرساء عملية تتسم بالكفاءة والفعالية لتقديم ردود كاملة وفي الوقت المناسب على الطلبات المقدمة بموجب قانون فرجينيا لحرية المعلومات (§ 2.2-3700وما يليها) (FOIA أو القانون);
• تسهيل امتثال مكتب الحاكم لمتطلبات الإفصاح العام المنصوص عليها في القانون؛ و
• إبلاغ الشخص الذي يطلب الكشف عن السجلات العامة بموجب القانون بحقوقه ومسؤوليات الهيئة العامة المستجيبة.

نطاق

تنطبق هذه السياسة على جميع الطلبات FOIA الموجهة إلى مكتب الحاكم، والذي يشمل الحاكم؛ ورئيس موظفي الحاكم، والمستشار، ومدير السياسات، ومدير السياسات، وأمناء مجلس الوزراء؛ ومساعد الحاكم للشؤون الحكومية الدولية؛ والأفراد الذين فوضهم الحاكم سلطته بموجب قانون فرجينيا § 2.2-104 (المكتب).

الحقوق والمسؤوليات بموجب القانون

يضمن القانون، § § 2.2. -3700وما يليها من قانون فرجينيا، لمواطني الكومنولث وممثلي وسائل الإعلام المتداولة في الكومنولث، الوصول إلى السجلات العامة التي تحتفظ بها الهيئات العامة والمسؤولين العموميين والموظفين العموميين.

السجل العام هو أي كتابة أو تسجيل - بغض النظر عما إذا كان سجلاً ورقيًا أو ملفًا إلكترونيًا أو تسجيلًا صوتيًا أو تسجيل فيديو أو أي شكل آخر - يتم إعداده أو امتلاكه من قبل هيئة عامة أو مسؤوليها أو موظفيها أو وكلائها أو في حوزتها في إطار التعامل مع الأعمال العامة. يُفترض أن تكون جميع السجلات العامة مفتوحة، ولا يجوز حجبها إلا في حالة تطبيق استثناء قانوني محدد.

الغرض من FOIA هو تعزيز زيادة وعي الجمهور بالأنشطة الحكومية. FOIA أن يُفسر القانون تفسيرًا حرًا لصالح الوصول، وأن أي استثناء يسمح بحجب السجلات العامة يجب أن يُفسر تفسيرًا ضيقًا.

حقوق مقدم الطلب FOIA

ويجوز لمواطني الكومنولث وممثلي وسائل الإعلام المتداولة في الكومنولث:

• طلب فحص أو استلام نسخ من السجلات العامة أو كليهما;
• طلب تقدير أي رسوم للسجلات المطلوبة مسبقًا;
• تقديم التماس عملاً بالمادة 2.2-3713 في محكمة المقاطعة أو محكمة الدائرة لإجباره على الامتثال للمادة FOIA ، إذا كان مقدم الطلب يعتقد أن حقوقه أو حقوقها FOIA قد انتهكت؛ و
• طلب السجلات عن طريق البريد الأمريكي أو الفاكس أو البريد الإلكتروني أو شخصيًا أو عبر الهاتف. FOIA DOE لا يتطلب أن يكون الطلب مكتوبًا، ولا DOE يجب أن يذكر على وجه التحديد أن السجلات مطلوبة بموجب FOIA. ومع ذلك، يرجى ملاحظة:
• قد يكون من المفيد أن يكون الطلب مكتوباً. وهذا يوفر سجلاً للطلب. كما أنه يعطي بيانًا واضحًا لماهية السجلات التي يتم طلبها، حتى لا يكون هناك سوء فهم لطلب شفهي. ومع ذلك، سيستجيب المكتب لطلبات FOIA الشفوية إذا لم تكن مكتوبة.
• يجب أن يحدد الطلب السجلات المطلوبة ب "خصوصية معقولة". هذا هو معيار المنطق السليم. DOE لا يشير إلى أو يحد من حجم أو عدد السجلات التي يمكن طلبها؛ بل يتطلب أن يكون الطلب محددًا بما فيه الكفاية حتى يتمكن المكتب من تحديد السجلات المطلوبة وتحديد موقعها.
• يجب أن يطلب الطلب الحصول على سجلات أو مستندات. FOIA ينص على الحق في فحص السجلات أو نسخها؛ DOE لا ينطبق على حالة طرح أسئلة عامة حول عمل المكتب.
• ويجوز للشخص الذي يطلب السجلات أن يختار استلام السجلات الإلكترونية بأي صيغة يستخدمها المكتب في سياق العمل المعتاد. على سبيل المثال، إذا طُلبت السجلات المحفوظة في قاعدة بيانات Excel، على سبيل المثال، قد يختار الطالب استلام تلك السجلات إلكترونيًا، عبر البريد الإلكتروني أو على قرص كمبيوتر، أو استلام نسخة مطبوعة من تلك السجلات.

إذا كانت لدى المكتب أسئلة حول طلب ما، سيحاول المكتب العمل مع الشخص الذي قدم الطلب لفهم المعلومات المطلوبة. إن تقديم طلب FOIA ليس عملية خصومة، ولكن قد يحتاج المكتب إلى توضيح بشأن الطلب.

مسؤوليات المكتب في الرد على طلب FOIA

يجب على المكتب الرد على الطلب في غضون خمسة (5) أيام عمل من تاريخ استلامه. يعتبر "اليوم الأول" هو اليوم التالي لاستلام الطلب. فترة الخمسة أيام DOE لا تشمل عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات. إذا تم استلام الطلب بعد الساعة 5مساءً بتوقيت شرق الولايات المتحدة، فسيتم اعتبار الطلب مستلمًا في يوم العمل التالي.

سبب طلب السجلات العامة غير مطلوب.  لن يسأل المكتب عن سبب طلب السجلات. FOIA DOE ومع ذلك، يسمح للمكتب بالسؤال عن اسم مقدم الطلب وعنوانه القانوني.

FOIA يتطلب أن يقوم المكتب بتقديم أحد الردود التالية على الطلب خلال فترة الخمسة أيام:

• سنقدم السجلات العامة المطلوبة بالكامل.
• سنحجب جميع السجلات العامة المطلوبة، لأن جميع السجلات العامة تخضع لاستثناءات قانونية محددة. إذا تم حجب جميع السجلات، يجب أن يقدم المكتب ردًا كتابيًا. يجب أن يحدد هذا الرد المكتوب حجم وموضوع السجلات التي يتم حجبها، وأن يذكر القسم المحدد من قانون فيرجينيا الذي يحمي السجل العام من الكشف.
• سنقدم بعض السجلات العامة المطلوبة، لكننا سنحجب البعض الآخر. لا يمكن للمكتب حجب سجل كامل إذا كان جزء منه فقط يخضع للاستثناء. في هذه الحالة، يجوز للمكتب في هذه الحالة تنقيح الجزء الذي يجوز حجبه من السجل الذي يجوز حجبه، ويجب عليه توفير ما تبقى من السجل العام. يجب أن يقدم المكتب ردًا مكتوبًا يوضح القسم المحدد من قانون فيرجينيا الذي يسمح بحجب أجزاء من السجلات المطلوبة.
• إذا كان من المستحيل من الناحية اللوجستية أن يستجيب المكتب لطلب ما خلال فترة الخمسة أيام، فيجب على المكتب أن يذكر ذلك كتابيًا، موضحًا الظروف. سيتيح ذلك للمكتب سبعة (7) أيام عمل إضافية للرد على الطلب.

إذا كان الطلب يتعلق بعدد كبير جدًا من السجلات العامة ولم يتمكن المكتب من توفير السجلات في غضون اثني عشر (12) يومًا دون تعطيل المسؤوليات التنظيمية الأخرى، يجوز للمكتب أن يقدم التماسًا للمحكمة للحصول على وقت إضافي للرد على الطلب. FOIAومع ذلك، يتطلب أن يبذل المكتب جهدًا معقولاً للتوصل إلى اتفاق مع مقدم الطلب بشأن نطاق الطلب أو الإنتاج قبل تقديم التماس إلى المحكمة.

التكاليف

• يجوز للمكتب أن يطلب من الشخص الذي يسعى للحصول على السجلات العامة أن يدفع مقابل الحصول على السجلات. FOIA يسمح للمكتب بفرض رسوم على التكاليف الفعلية للاستجابة لطلبات FOIA. قد يشمل ذلك بنودًا مثل وقت الموظفين الذي تم إنفاقه في البحث عن السجلات المطلوبة أو تكاليف النسخ أو أي تكاليف أخرى تتعلق مباشرةً بتوفير السجلات المطلوبة. لا يمكن أن تشمل التكاليف العامة العامة.
• إذا قدر المكتب أن الاستجابة لطلب ما ستكلف أكثر من200 دولار، يجوز للمكتب أن يطلب من الشخص الذي يسعى للحصول على السجلات العامة دفع وديعة قبل أن يشرع المكتب في الاستجابة للطلب.
• يجوز للشخص الذي يسعى للحصول على سجلات عامة أن يطلب من المكتب تقدير رسوم توفير السجلات المطلوبة مسبقًا. سيتيح ذلك للشخص الذي يسعى للحصول على السجل فهم أي تكاليف مقدمًا، أو منحه الفرصة لتعديل الطلب في محاولة لخفض التكاليف المقدرة.

الاستثناءات شائعة الاستخدام

يسمح القانون لأي هيئة عامة بحجب بعض السجلات عن الكشف العام. عادةً ما يحجب المكتب السجلات الخاضعة للاستثناءات التالية (على الرغم من أن الاستثناءات الأخرى بموجب القانون أو قانون فيرجينيا قد تحمي أيضًا السجل العام من الكشف عنه):

• سجلات الموظفين (§ 2.2. -3705.1(1));
• السجلات الخاضعة لامتياز العلاقة بين المحامي وموكله (§ 2.2-3705.1(2) أو منتج عمل المحامي (§ 2.2. -3705.1(3));
• برامج المعلومات المملوكة للبائعين (§ 2.2- -3705.1(6));
• السجلات المتعلقة بالتفاوض ومنح العقد، قبل منح العقد (§ 2.2-3705.1(12)); و
• أوراق عمل ومراسلات الحاكم (§ 2.2- -3705.7(2)).