طلبات قانون حرية المعلومات

الحقوق & المسؤوليات

حقوق مقدمي الطلبات ومسؤوليات مكتب الحاكم بموجب The Virginia Freedom of Information Act

يضمن The Virginia Freedom of Information Act ("FOIA") ، الموجود في § 2.2-3700 وما يليها من قانون Virginia، لمواطني Commonwealth وممثلي وسائل الإعلام حق الوصول إلى السجلات العامة التي تحتفظ بها الهيئات العامة والمسؤولون العموميون والموظفون العموميون.

السجل العام هو أي كتابة أو تسجيل - بغض النظر عما إذا كان سجلًا ورقيًا أو ملفًا إلكترونيًا أو تسجيلًا صوتيًا أو مرئيًا أو أي تنسيق آخر - يتم إعداده أو امتلاكه أو في حوزة هيئة عامة أو موظفيها أو موظفيها أو وكلائها في معاملات الأعمال العامة.  يُفترض أن تكون جميع السجلات العامة مفتوحة، ولا يجوز حجبها إلا في حالة تطبيق إعفاء قانوني محدد.

تنص سياسة FOIA على أن الغرض من FOIA هو تعزيز الوعي لدى جميع الأشخاص بالأنشطة الحكومية.  في سبيل تعزيز هذه السياسة، يتطلب FOIA أن يتم تفسير القانون بشكل ليبرالي، لصالح الوصول، وأن أي استثناء يسمح بحجب السجلات العامة يجب تفسيره بشكل ضيق.

تقديم طلب للسجلات العامة من مكتب الحاكم

• يمكنك طلب السجلات العامة من مكتب الحاكم («المكتب») من خلال بوابة NextRequest التابعة لمكتب الحاكم أو البريد الأمريكي أو الفاكس أو البريد الإلكتروني أو شخصيًا أو عبر الهاتف. FOIA لا يشترط أن تستخدم أي طريقة معينة لإيصال طلبك.  كما أن FOIA لا يشترط أن يكون طلبك مكتوباً، ولا تحتاج إلى ذكر أنك تطلب السجلات بموجب FOIA.
  • من منظور عملي، قد يكون من المفيد لك وللشخص الذي يتلقى طلبك تقديم طلبك كتابيًا. هذا يسمح لك بإنشاء سجل لطلبك.  كما يقدم لنا بيانًا واضحًا عن السجلات التي تطلبها، حتى لا يكون هناك سوء فهم بشأن الطلب الشفهي.  ومع ذلك، لا يمكننا رفض الاستجابة لطلبك بموجب قانون حرية المعلومات إذا اخترت عدم تقديمه كتابياً.
• يجب أن يحدد طلبك السجلات التي تبحث عنها «بخصوصية معقولة». هذا هو معيار الفطرة السليمة.  وهي لا تشير إلى أو تحد من حجم أو عدد السجلات التي تطلبها؛ بدلاً من ذلك، تتطلب منك أن تكون محددًا بما يكفي حتى نتمكن من تحديد السجلات التي تبحث عنها وتحديد موقعها.
• يجب أن يطلب طلبك السجلات أو المستندات الموجودة. يمنحك FOIA الحق في فحص أو نسخ السجلات ؛ ولا ينطبق على الحالة التي تطرح فيها أسئلة عامة حول عمل المكتب، كما أنه لا يتطلب من المكتب إنشاء سجل غير موجود.
• يمكنك اختيار تلقي السجلات الإلكترونية بأي تنسيق يستخدمه المكتب في سياق الأعمال المعتاد.
  • على سبيل المثال، إذا كنت تطلب الاحتفاظ بسجلات في قاعدة بيانات Excel، فيمكنك اختيار استلام هذه السجلات إلكترونيًا أو عبر البريد الإلكتروني أو على قرص كمبيوتر أو محرك أقراص محمول أو استلام نسخة مطبوعة من هذه السجلات.
• إذا كانت لدينا أسئلة حول طلبك، يُرجى التعاون مع جهود الموظفين لتوضيح نوع السجلات التي تسعى للحصول عليها، أو محاولة التوصل إلى اتفاق معقول حول كيفية الرد على طلب كبير. إن تقديم طلب بموجب قانون حرية المعلومات (FOIA) ليس عملية خصومة، ولكن قد نحتاج إلى مناقشة طلبك معك للتأكد من أننا نفهم ما هي السجلات التي تسعى للحصول عليها.

مسؤوليات المكتب في الاستجابة لطلبك

• يجب أن يستجيب المكتب لطلبك في غضون خمسة أيام عمل من استلامه. يعتبر «اليوم الأول» اليوم التالي لاستلام طلبك.  لا تشمل فترة الخمسة أيام عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات أو الأيام الأخرى التي يكون فيها المكتب مغلقًا للعمل.
• السبب وراء طلبك للسجلات العامة من المكتب غير ذي صلة، ولا يتعين عليك تحديد سبب رغبتك في السجلات قبل أن نرد على طلبك. ومع ذلك، يسمح قانون FOIA للمكتب بأن يطلب منك تقديم اسمك وعنوانك القانوني.
• يشترط FOIA أن يقوم المكتب بأحد الردود التالية على طلبك خلال فترة الخمسة أيام:
  1. نحن نوفر لكم السجلات التي طلبتها بالكامل.
  2. نحن نحجب جميع السجلات التي طلبتها، لأن جميع السجلات تخضع لإعفاء قانوني محدد. إذا تم حجب جميع السجلات، يجب أن نرسل لك ردًا كتابيًا.  يجب أن تحدد تلك الكتابة حجم وموضوع السجلات التي يتم حجبها، وأن تذكر القسم المحدد من قانون ولاية Virginia الذي يسمح لنا بحجب السجلات.
  3. نحن نقدم بعض السجلات التي طلبتها، ولكننا نحجب السجلات الأخرى. لا يمكننا حجب سجل كامل إذا كان جزء منه فقط خاضعًا للإعفاء.  في هذه الحالة، قد نقوم بتنقيح جزء السجل الذي قد يتم حجبه، ويجب أن نقدم لك ما تبقى من السجل.  يجب علينا تزويدكم برد كتابي يوضح القسم المحدد من قانون Virginia الذي يسمح بحجب أجزاء من السجلات المطلوبة.
  4. نعلمك كتابيًا أن السجلات المطلوبة لا يمكن العثور عليها أو أنها غير موجودة (ليس لدينا السجلات التي طلبتها). ومع ذلك، إذا علمنا أن هيئة عامة أخرى لديها السجلات المطلوبة، فيجب علينا تضمين معلومات الاتصال الخاصة بالهيئة العامة الأخرى في ردنا عليك.
  5. إذا كان من المستحيل عمليًا أن يستجيب المكتب لطلبك خلال فترة الخمسة أيام، فيجب أن نذكر ذلك كتابيًا، مع شرح الشروط التي تجعل الاستجابة مستحيلة. سيتيح لنا ذلك سبعة أيام عمل إضافية للرد على طلبك، مما يمنحنا ما مجموعه اثني عشر يوم عمل للرد على طلبك.  في حالة ملفات التحقيق الجنائي المطلوبة بموجب المادة 2.2-3706.1 من قانون ولاية فرجينيا، يُسمح لنا بمدة إضافية قدرها 60 أيام عمل للرد على طلبك، مما يمنحنا إجمالي 65 أيام عمل للرد على طلبك.
• إذا تقدمت بطلب للحصول على عدد كبير جدًا من السجلات، وشعرنا أنه لا يمكننا تقديم السجلات لك في غضون اثني عشر يوم عمل دون تعطيل مسؤولياتنا التنظيمية الأخرى، فقد نقدم التماسًا إلى المحكمة للحصول على وقت إضافي للرد على طلبك. ومع ذلك، فإن FOIA يشترط علينا بذل جهد معقول للتوصل إلى اتفاق معك بشأن إنتاج السجلات قبل أن نلجأ إلى المحكمة لطلب المزيد من الوقت.

الرسوم

• قد تفرض هيئة عامة رسومًا معقولة لا تتجاوز التكلفة الفعلية المتكبدة في الوصول إلى السجلات المطلوبة أو نسخها أو توريدها أو البحث عنها. لا يجوز لأي هيئة عامة فرض أي رسوم أو نفقات خارجية أو وسيطة أو فائضة لاسترداد التكاليف العامة المرتبطة بإنشاء السجلات أو الاحتفاظ بها أو التعامل مع الأعمال العامة للهيئة العامة.  يجب ألا تتجاوز أي رسوم نسخ تفرضها هيئة عامة التكلفة الفعلية للنسخ.  قبل إجراء البحث عن السجلات، يتعين على الجهة العامة إخطار مقدم الطلب كتابيًا بأنه يجوز لها فرض رسوم معقولة لا تتجاوز التكلفة الفعلية المتكبدة في الوصول إلى السجلات المطلوبة أو نسخها أو توفيرها أو البحث عنها، وأن تستفسر من مقدم الطلب عما إذا كان يرغب في طلب تقدير للتكلفة قبل توفير السجلات المطلوبة على النحو المنصوص عليه في الفقرة الفرعية (و) من المادة 2 2-3704 من قانون Virginia.
• قد تضطر إلى الدفع مقابل السجلات التي تطلبها من المكتب. يسمح لنا قانون حرية المعلومات بتحصيل رسوم مقابل التكاليف الفعلية للاستجابة لطلبات حرية المعلومات.  قد يشمل ذلك عناصر مثل الوقت الذي يقضيه الموظفون في البحث عن السجلات المطلوبة أو تكاليف النسخ أو أي تكاليف أخرى مرتبطة مباشرة بتوفير السجلات المطلوبة.  يتم احتساب الرسوم الحالية المفروضة على أساس أسعار الساعة ولا تشمل التكاليف العامة.
• قد نطلب منك دفع وديعة لا تتجاوز مبلغ التقدير قبل متابعة طلبك إذا قدرنا أن تكلفة الرد على طلبك ستتجاوز 200 دولارًا. لا تشمل الأيام الخمسة التي يجب علينا فيها الرد على طلبك الفترة بين طلبنا للإيداع وردك.
• يمكنك أن تطلب أن نقدر مسبقًا رسوم توفير السجلات التي طلبتها. سيتيح لك ذلك معرفة أي تكاليف مقدمًا، أو يمنحك الفرصة لتعديل طلبك في محاولة لخفض التكاليف المقدرة.  لا تتضمن الأيام الخمسة التي يتعين علينا فيها الرد على طلبك الوقت بين إرسال التقدير إليك ووقت الرد.  إذا لم تستجب في غضون ثلاثين يومًا، فسيتم اعتبار طلبك مسحبًا.
• إذا كنت مدينًا لنا بأموال من طلب سابق بموجب قانون حرية المعلومات ظل غير مدفوع لأكثر من ثلاثين يومًا، فقد يطلب المكتب دفع الفاتورة المتأخرة قبل أن يستجيب لطلبك الجديد بموجب قانون حرية المعلومات.
• يحتفظ المكتب بالحق في فرض رسوم على الطلبات الضخمة بشكل غير عادي أو التي تستغرق وقتًا طويلاً أو المفرطة.

إعفاءات

يسمح قانون Virginia للمكتب بحجب بعض السجلات عن الإفصاح العام.  عادةً ما يحجب المكتب السجلات وفقًا للإعفاءات التالية (قد يتم تطبيق البعض الآخر أيضًا):

• معلومات الموظفين (§ 2.2-3705.1(1)
• امتياز المحامي والعميل (§ 2.2-3705.1(2))
• منتج عمل المحامي (§ 2.2-3705.1(3)
• معلومات خاصة بالبائع (§ 2.2-3705.1(6)
• المعلومات المتعلقة بالتفاوض ومنح العقد (§ 2.2-3705.1(12)
• أوراق العمل والمراسلات لمكتب الحاكم (§ 2.2-3705.7(2)